whistleblowerpolitik

Hvad indebærer ordningen?
Ordningen giver medarbejdere mulighed for anonymt at indberette alvorlige og kritisable forhold, hvis der er begrundet mistanke om ulovligheder. Indberetninger behandles seriøst og beskyttes mod repressalier. Personen, der indberetter i god tro, kan være tryg ved, at sagen håndteres på passende vis. En detaljeret oversigt over, hvad der kan indberettes, findes på portalen, hvor den fulde politik er tilgængelig.

Hvilke forhold kan indberettes?
Ordningen kan kun bruges til at indberette alvorlige uregelmæssigheder, der påvirker skala architecture som helhed eller enkeltpersoners liv og helbred. Det kræves, at der foreligger begrundet mistanke om brud på lovgivning eller interne politikker og retningslinjer.

Eksempler på forhold, der kan indberettes:

• Svig/økonomisk kriminalitet: Underslæb, bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk eller tyveri.
• Regnskab og revision: Uregelmæssigheder i regnskabsføring.
• Konkurrencelovgivning: Overtrædelser som prisfastsættelse og udveksling af følsomme oplysninger.
• Miljø og sikkerhed: Alvorlige trusler mod miljøet eller sikkerheden.
• HR-relaterede forhold: Fysisk vold, seksuelle krænkelser eller sundhedsrisici.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt noget skal indberettes, opfordres du til at gøre det og vedhæfte relevant dokumentation.

Forhold, der ikke hører til whistleblowerordningen:
Eksempler kan være utilfredshed med løn, samarbejdsvanskeligheder eller personlige konflikter.

Sådan foretages en indberetning
Indberetning sker udelukkende elektronisk via et online spørgeskema, som kan tilgås via linket: https://skala.whistleportal.net. Indberetninger i ond tro, f.eks. med chikanerende hensigter, kan føre til ansættelsesretslige konsekvenser.

Behandling af indberetninger
Alle oplysninger behandles fortroligt. Skala architecture har BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab som databehandler, der administrerer whistleblowerportalen. Kun få betroede medarbejdere har adgang til at behandle indberetninger. Hvis indberetningen vedrører ledelsen, sendes sagen videre til bestyrelsesformanden.

Processen for behandling af en sag:

• Indberetninger kan ske anonymt, og opfølgning kan ske via en 16-cifret nøglekode, som indberetteren modtager efter indsendelse.
• Bekræftelse på modtagelse sker inden syv dage.
• Sagsbehandlingen afsluttes hurtigst muligt, og målet er en maksimal behandlingstid på tre måneder.
• Konklusionen meddeles anonymt via portalen.

Sager slettes som udgangspunkt inden for 90 dage, medmindre fristen forlænges. Maksimal adgang til sagen er ét år fra indberetningstidspunktet.

Underretning af den berørte part
Den person, som indberetningen vedrører, vil blive informeret om sagens behandling, medmindre særlige efterforskningsmæssige hensyn gør sig gældende.

Adgang til whistleblowerportalen
Klik her for at benytte portalen: https://skala.whistleportal.net